¿Cuánto cuesta contratar un headhunter o una empresa de selección?

Estás a punto de aprobar una búsqueda y tu CFO te hace la pregunta que tarde o temprano llega: “¿Y esto cuánto nos va a costar?”. Es una pregunta razonable. Contratar a un headhunter es una inversión, y como cualquier otra hay que poder explicarla antes de firmarla.

La respuesta corta es que casi todas las empresas de selección cobran un porcentaje del salario bruto anual de la persona que acabas contratando. La respuesta útil es un poco más larga, porque dos propuestas con el mismo porcentaje pueden acabar costando cantidades muy distintas según sobre qué salario se calcule, cuándo se pague y qué entre en el precio.

Cómo se calculan los honorarios

La fórmula más extendida es sencilla: honorarios = salario anual de la persona contratada × porcentaje pactado. El porcentaje se acuerda antes de empezar y la cifra final no se conoce hasta que hay una oferta aceptada, porque depende de lo que se negocie con el candidato.

Ese porcentaje no es igual para todos los puestos. Sube con el nivel de responsabilidad y con la dificultad de la búsqueda, y suele ser más alto en Executive Search que en la selección de especialistas o mandos intermedios. En algunas búsquedas de dirección, en lugar de un porcentaje abierto, se pacta una tarifa cerrada desde el principio, lo que da más previsibilidad a las dos partes.

También es frecuente que exista un honorario mínimo, para que una búsqueda de un perfil con un salario más bajo no deje de ser viable. Si la propuesta que recibes lo incluye, es normal. Lo que no es normal es enterarte al recibir la factura.

Sobre qué salario se aplica exactamente

Aquí es donde más malentendidos vemos, y casi todos se evitan con una línea en el contrato. Las preguntas que conviene dejar resueltas son estas:

• Si se aplica solo al salario fijo anual o al fijo más el variable objetivo.
• Qué pasa con un bonus de incorporación o un pago único para compensar lo que el candidato deja atrás.
• Si cuentan beneficios en especie, como coche, seguro médico o formación. Lo habitual es que no.
• Cómo se tratan el equity o las stock options. En la mayoría de contratos quedan fuera, pero mejor que lo diga.
• Qué salario se toma si la oferta cambia en la negociación final. Debería ser el de la oferta firmada, no el de la banda inicial.

Tres ejemplos con números

Los porcentajes que usamos a continuación son solo para ilustrar el cálculo. No son una tarifa, y en tu caso dependerán del puesto y del acuerdo.

Un Data Engineer con salario fijo de 55.000 €. Si los honorarios pactados fueran del 20 % sobre el fijo, la factura sería de 11.000 € más IVA. Si el contrato incluyera también un variable objetivo de 5.000 €, la base pasaría a 60.000 € y los honorarios, a 12.000 €. Mil euros de diferencia por una línea que muchas veces nadie lee.

Un Financial Controller con 70.000 € de fijo y un 10 % de variable. Con un 22 % solo sobre el fijo, serían 15.400 €. Sobre fijo más variable (77.000 €), 16.940 €. Si en la negociación final el salario sube a 74.000 €, los honorarios se recalculan sobre la oferta firmada.

Un CFO en una búsqueda retenida. Supongamos un paquete de 130.000 € de fijo más 30.000 € de variable objetivo, y una tarifa del 30 % sobre el total, es decir, 48.000 €. Pagada en tres tramos iguales serían 16.000 € al arrancar, 16.000 € al presentar la shortlist y 16.000 € con la incorporación. Con una tarifa cerrada pactada al inicio, la cifra estaría fijada desde el primer día.

Lo que muestran los tres ejemplos es que el porcentaje solo es la mitad de la información. La otra mitad está en la base de cálculo.

Cuándo se paga

Depende del modelo de trabajo. En el modelo a éxito, la empresa de selección solo factura si contratas a un candidato presentado por ella, y lo hace en un momento concreto que se fija en el contrato: cuando el candidato acepta la oferta por escrito o cuando se incorpora. Entre una cosa y otra pueden pasar semanas, sobre todo si la persona tiene que cumplir un preaviso largo, así que vale la pena saber cuál de las dos fechas aplica.

En las búsquedas retenidas, más habituales en puestos directivos, el pago se reparte en tramos ligados al avance de la búsqueda. Explicamos las diferencias entre estos modelos, y cuándo encaja cada uno, en nuestro artículo sobre contingency, retained search y RPO.

Revisa también el plazo de pago de cada factura y qué ocurre si el candidato acepta la oferta pero finalmente no se incorpora. Un contrato bien hecho lo tiene previsto.

Qué entra en el precio

En un servicio de headhunting completo, los honorarios suelen cubrir la definición del perfil con el responsable del puesto, la búsqueda directa de candidatos que no están buscando activamente, las entrevistas y la evaluación, una shortlist corta con un informe de cada candidato, la coordinación de entrevistas y feedback, el acompañamiento en la oferta y la negociación, y una garantía de reposición si la persona sale en los primeros meses. Hablamos de cómo funciona esa garantía en este artículo.

Lo que a veces va aparte son las pruebas externas, como un assessment psicométrico de un proveedor especializado, los desplazamientos si la búsqueda exige reuniones presenciales en otra ciudad, o la publicación de anuncios en portales de pago. Ninguna de esas partidas es extraña. Simplemente tienen que estar escritas antes de empezar.

Lo que hace subir o bajar el precio

Cuando dos empresas de selección te dan cifras distintas para el mismo puesto, normalmente están valorando de forma distinta estos factores:

1. El nivel del puesto. Un C-level exige más horas, más discreción y más evaluación que un especialista.
2. La escasez del perfil. Si en el mercado hay pocas personas que encajen y casi todas están contentas donde están, la búsqueda es más larga y más artesanal.
3. La confidencialidad. Una búsqueda que no se puede publicar ni comentar se hace entera por contacto directo.
4. La urgencia. Un plazo muy corto obliga a dedicar más recursos desde el primer día.
5. La exclusividad. Cuando un solo proveedor lleva la búsqueda, puede comprometer más dedicación. Lo contamos en detalle en este artículo sobre exclusividad.
6. El volumen. Si encargas varias posiciones a la vez, es razonable negociar condiciones diferentes a las de una búsqueda suelta.

Cómo comparar dos propuestas

El error más común es quedarse con el porcentaje más bajo sin mirar el resto. Una propuesta más barata que solo publica anuncios y te reenvía CVs puede salir más cara que otra con un porcentaje mayor que te presenta tres candidatos bien evaluados en pocas semanas. Y una vacante que sigue abierta también cuesta dinero cada semana, igual que una contratación que sale mal. Sobre esto último escribimos en el coste real de una mala contratación.

Nuestro consejo práctico es este: antes de comparar, pide a cada proveedor que calcule sus honorarios con la banda salarial real de tu puesto y que te diga, en el mismo documento, cuándo factura, qué incluye y qué garantía ofrece. Con eso delante, la comparación deja de ser una cuestión de porcentajes.

En Mimmic Talent te mandamos el enfoque, los plazos y las condiciones por escrito después de una primera llamada, con la garantía de reemplazo incluida. Si quieres ver cómo quedaría en tu caso, cuéntanos qué puesto necesitas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cobra un headhunter en España?

Lo más habitual es un porcentaje del salario bruto anual de la persona contratada, que se pacta antes de empezar. El porcentaje depende sobre todo del nivel del puesto, de lo escaso que sea el perfil y del modelo de trabajo. En búsquedas directivas también es frecuente una tarifa cerrada pagada por tramos.

¿Los honorarios se calculan sobre el salario fijo o también sobre el variable?

Depende del contrato. Algunas empresas de selección aplican el porcentaje solo al fijo anual y otras al fijo más el variable objetivo. Conviene que la propuesta lo diga por escrito y que incluya un ejemplo calculado con la banda salarial real del puesto.

¿Cuándo se paga a una empresa de selección?

En el modelo a éxito se factura cuando el candidato acepta la oferta o cuando se incorpora, según lo pactado. En búsquedas retenidas, típicas de puestos de dirección, el pago se divide en tramos: una parte al inicio, otra en un hito intermedio y el resto con la incorporación.

¿Qué incluye el precio de un headhunter?

Normalmente la definición del perfil, la búsqueda directa de candidatos, la evaluación, la presentación de una shortlist, la coordinación de entrevistas, el apoyo en la oferta y una garantía de reposición si la persona sale en los primeros meses. Las pruebas externas o los desplazamientos pueden ir aparte, así que pregunta.