Contratar en remoto en toda España: lo que conviene atar antes de firmar

Tienes la oficina en Barcelona, llevas semanas buscando y, de repente, la mejor candidata del proceso vive en Vigo. Quiere el puesto, tú la quieres en el equipo y nadie ha pensado todavía qué pasa con su convenio, sus festivos o el portátil que hay que enviarle. Nos lo encontramos a menudo, sobre todo en perfiles tech y digitales, donde abrir la búsqueda a toda España cambia por completo el número de personas a las que puedes llegar.

Abrirla merece la pena. Pero hay cosas que es mucho más fácil resolver antes de firmar que tres meses después. Lo que sigue es lo que solemos repasar con las empresas en esa situación. Es una guía general, no asesoramiento legal: la normativa laboral tiene matices y cambia, así que el contrato concreto revísalo siempre con tu asesoría o con un laboralista.

Primero, ponle nombre a tu modelo

“Remoto” significa cosas muy distintas según a quién preguntes. Para algunas empresas es no pisar nunca la oficina salvo para la cena de Navidad. Para otras, una semana presencial cada trimestre (y entonces hay que decidir quién paga el viaje y el hotel). Y luego está el híbrido con días fijos en la oficina, que con alguien que vive a 800 kilómetros rara vez funciona, por mucho que al principio todos digan que sí.

Escríbelo en la oferta tal cual. Te ahorras malentendidos en la última entrevista y, de paso, te obliga a hacerte una pregunta incómoda pero útil: ¿este puesto funciona de verdad en remoto? Hay roles que viven de la coordinación informal, del “¿tienes un minuto?”, y si los sacas de la oficina necesitan bastante más estructura de la que parece.

El papeleo que no se puede saltar

En España, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia se aplica cuando una parte relevante de la jornada se hace en remoto de forma regular. En ese caso, el teletrabajo tiene que ser voluntario para las dos partes y quedar por escrito en un acuerdo específico. Ese acuerdo tiene un contenido mínimo y, entre otras cosas, debe recoger:

• el inventario de medios y equipos que pone la empresa;
• cómo se compensan los gastos de trabajar desde casa;
• el horario y las reglas de disponibilidad;
• el lugar de trabajo que elige la persona;
• la duración y las condiciones para revertirlo.

Antes de diseñar tu política de gastos, mira lo que dice tu convenio colectivo, porque a veces ya concreta parte de esto.

Luego viene la pregunta que más dudas genera en las empresas con las que trabajamos: qué convenio se aplica. Depende de la actividad de la empresa y, en ocasiones, del ámbito territorial, porque los hay estatales, autonómicos y provinciales. Si la persona trabaja desde otra provincia, confirma con asesoramiento legal a qué centro de trabajo queda adscrita. Con los festivos pasa algo parecido. Los autonómicos y locales cambian de un sitio a otro, y tarde o temprano alguien preguntará si el día de la fiesta mayor de tu ciudad libra o no. Decide un criterio, déjalo escrito y aplícalo igual para todos.

Y el remoto no te libra de lo de siempre. El registro de jornada sigue siendo obligatorio, así que necesitas una herramienta que el equipo use de verdad desde casa. Tienes que contar con una política de desconexión digital, que además de ser una obligación ayuda bastante a evitar el desgaste. Y el puesto de trabajo en casa también se evalúa en materia de prevención de riesgos, normalmente con un cuestionario y el apoyo de tu servicio de prevención, respetando la intimidad de la persona.

Dos decisiones que es mejor tomar en frío

La primera es el salario. Hay empresas que lo ajustan al coste de vida de cada ciudad y otras que pagan lo mismo por el mismo rol, viva quien viva donde viva. No vamos a decirte cuál es la correcta. Lo que sí te recomendamos es que sea una decisión explícita, con criterios objetivos y aplicada con coherencia, y no algo que se negocia caso a caso según quién apriete más. Con la directiva europea de transparencia retributiva, justificar las diferencias salariales va a importar todavía más.

La segunda es la tentación del freelance. Contratar como autónomo a alguien que trabaja a jornada completa, con tu horario, tus herramientas y dependiendo económicamente de tu empresa puede acabar considerándose una relación laboral encubierta. Si se parece a un empleo, trátalo como un empleo. Y si dudas, pregunta a un laboralista antes, no después.

Donde suele fallar de verdad

Legalmente, quien trabaja en remoto tiene en general los mismos derechos que quien va a la oficina en formación, promoción, retribución y acceso a la información. En la práctica, lo que vemos fallar es otra cosa. La persona que no está físicamente pierde visibilidad poco a poco. Se entera tarde de las decisiones, participa menos en las reuniones y, cuando llega la evaluación, nadie se acuerda bien de lo que hizo.

Se corrige con hábitos bastante sencillos. Montar las reuniones pensando en quien se conecta, aunque la mayoría esté en la sala. Dejar las decisiones por escrito y no solo en la conversación del pasillo. Evaluar el desempeño por resultados, con criterios que conozca todo el equipo.

El primer día empieza una semana antes

Si algo hemos aprendido acompañando incorporaciones en remoto es que la primera semana pesa muchísimo. Si el portátil llega tarde, los accesos no funcionan y nadie ha preparado agenda, la persona pasa sus primeros días sola delante de una pantalla preguntándose si se ha equivocado.

Así que, antes de que empiece, que tenga el equipo enviado y configurado (y reflejado en el inventario del acuerdo), los accesos con autenticación segura y una política clara de uso de dispositivos. Si va a manejar datos de clientes, añade una formación básica de protección de datos y seguridad. Después, asígnale una persona de referencia, agenda conversaciones con los equipos con los que va a trabajar y fija objetivos para los primeros 30, 60 y 90 días. Si podéis, un encuentro presencial en las primeras semanas crea un vínculo que cuesta mucho construir solo por videollamada.

Antes de mandar el contrato

Cuando una empresa nos pide una última revisión, repasamos con ella unas pocas preguntas:

1. ¿La oferta dice claramente qué modelo de remoto es?
2. ¿Están listos el acuerdo de trabajo a distancia y la política de gastos?
3. ¿Sabemos qué convenio, centro de trabajo y calendario de festivos se aplican?
4. ¿Tenemos resueltos el registro de jornada, la desconexión y la prevención?
5. ¿El equipo y los accesos estarán funcionando el primer día?

Si alguna respuesta es “todavía no”, mejor saberlo ahora que con la persona ya dentro. Y si estás a punto de abrir tu primera búsqueda en remoto y te vendría bien alguien que ya ha pasado por esto muchas veces, escríbenos y lo miramos juntos.